琴行管理软件|提升续班率，从这4个黄金时间点开始

续班工作对于培训机构的重要性显然是不言而喻的。每逢一期课程、一段课程即将结束时，续班便会被作为接下来的工作重点，如何提升续班率也一直是萦绕在我们心头的问题。今天我们就来和大家谈谈续班的4个黄金时间点及我们需要为续班做的一些细节工作！

一、续班预备期1：开班第一节课
二、续班预备期2：课程进行一周（3—4次课）
三、续班进行期：课程进行过半，续班家长会
四、续班高潮期：课程即将结束，期末学业总结

正文：
一些校长往往有这样的认知：续班就是在课程即将结束时才开始思考和着手的工作。其实这是错误的。续班应该是在我们准备开班前就应该深度思考并做出详细计划、后期可以做出调整的工作。
 
很显然，决定是否续班的因素一半是学生，一半是家长。作为接受教学和服务的学生，他们是否感觉到课堂的有趣，是否融进了这个班级，是否在学习的过程中获得成就感；而从家长层面，孩子在我们学校学习是否有进步、有成长，甚至学习习惯上是否有改善。这两个层面决定孩子是否选择续班，选择继续在我们机构学习。
 
所以，我们在做续班工作计划时要遵循3个原则：
（1）教学服务的细节化呈现
（2）教学服务的流程化呈现
（3）教学服务的专业化呈现

这些其实是我们在续班工作中的“战略”制定，那么如何落实到“战术”上呢？
只有战术上足够勤奋，足够重视“敌人”，才能在战略上藐视“敌人”。

一、续班预备期1：开班第一节课

良好的开端是成功的一半。
开班的第一节课是我们给学生和家长的“第一印象”。
那么，我们应该在开班第一节课做哪些细节方面的工作，给学生和家长一个好的、甚至是深刻的印象呢？
 
1、开课前的准备
开课仪式是必不可少的。通过颇具仪式感的开课让孩子对接下来的学习产生好奇、期待和热情。我们需要做以下3样准备：
（1）开班集体照
为了增进孩子们之间的了解，更快地融入集体，很多机构都会在开班前引导学生做自我介绍，并拍摄开班集体照，一方面使开班显得更加有仪式感，另一方面可以作为孩子加入一个新集体的记念。如果进一步想体现机构的规范化、专业化，可以统一服装进行拍摄开班集体照。


（2）学生档案
给每个孩子准备一个档案袋。提前准备好个人信息表，让孩子填写自己的基本信息，个人爱好、所在学校、家庭住址、父母职业等。告知孩子接下来这个档案袋里，会以图片、文字的形式记录他们在这里的点点滴滴、变化和成长，期待他们的好好表现。
 
（3）家校沟通手册
准备一个印有学校Logo的手册，老师会在每次课结束后引导孩子记录课上的学习内容、作业内容，拿回家给家长看，并要求家长签字，以确保对孩子在家学习的监督。

 
2、课中的工作

（1）记录孩子课上的表现
拍摄孩子们认真上课、积极发言、积极参与教学的照片，确保让每个孩子都能以积极的状态入镜，对于一些上课表现优异、可以作为标杆和榜样的学生，以及孩子们共同协作完成任务的场景，都可以拍摄成小视频，在课后发到家长群里，并在学生档案中记录。
 
 
（2）培养孩子的融合度及粘性
通过对课堂环节的灵活设置，让孩子间以协作的方式完成一项任务，使孩子更快的融进集体，增加孩子与集体的粘合度。课上多关注活跃的孩子，课后多留意和鼓励相对内向、不爱发言的孩子。
这里提到的课中工作，其实是日常每节课都需要做的。
 

3、课后的工作

（1）建立班级群（微信群、QQ群）
开班第一节课后要建立班级群（微信群、QQ群），由于微信群和QQ群的功能有所差别，微信群的用户主体以家长为主，可以用来作为确认孩子安全到家、到校、家庭作业等的重要通知的发布平台，微信群里的通知必须要得到每个家长的回复，QQ群的用户主体为学生，可以用来上传孩子的上课照片和小视频，并同步发到家长的微信，便于家长了解孩子的在校情况。集体和榜样类的学生视频可以发到微信群里，用来作为机构的品牌宣传。
 
（2）电话检查孩子的作业
课后要给孩子布置家庭作业，并引导孩子在家校沟通记录本上进行登记，并在班级微信群里发布，要求家长们回复，确保清楚知晓孩子的作业内容。在下次开课前，提前给家长打电话，询问孩子作业完成情况，表达希望家长做好对孩子在家学习的监督的意愿，并向机构老师反馈。
 
（3）用户画像
通过对孩子课上的观察、与孩子的交流、以及学生档案上填写的信息，对孩子的学情（学习习惯、学习基础、学习能力、薄弱点）进行分析，做出每个孩子的“用户画像”，提出合理的解决方案，在后期的深入了解中不断修正，在与家长沟通中体现我们教学的专业化和服务的规范化。
作为教育机构，我们的用户不仅是学生，还有家长。我们需要通过家长在群里的活跃度、以及沟通时的语言和神态，对班里的每个家长进行“用户画像”的描绘，例如某某学生的家长职业是什么，消费能力如何，对孩子教育重视程度又是怎样的等等，越细致越好，这样便于我们后期针对不同类型的家长采取不同的续班策略与话术。

 
二、续班预备期2：课程进行一周（3—4次课）
 
1、学情分析
课程进行一周(或3—4次课)之后，授课教师需对每个孩子基本上有一定的了解，通过对每个孩子“用户画像”的描绘，对每个孩子进行学习情况的分析，包括孩子的学习基础、学习能力、学习习惯，并与本校的课程进行相关链接，例如孩子学习这本课程能达到什么程度，适合本校的其他什么课程，为后期做好续班和拓课做准备。
 
2、电话家访
在这段时期，要通过电话的形式对孩子进行一次家访，做一次与每个孩子家长的深度沟通。先做一个倾听者，听听家长对孩子这几天的表现有什么样的感受和是否发觉孩子有什么变化或是否适应新的班级和课程，从而探知孩子的心理和家长的需求；其次，将对孩子的学情分析、解决方案、需要家校双方共同协作完成的部分向家长传达，在电话家访中要充分体现出我们的专业度。
 

三、续班进行期：课程进行过半，续班家长会

课程进行过半时，我们的续班工作就开始进入正轨了，提前将续班政策及优惠措施、续班任务分配、续班话术等进行制定与反复演练，这时候我们需要创造一个与家长接触的契机。

1、亲子活动
一般教育机构会在这段时期开续班家长会，在会中将续班政策及优惠措施进行公布，但往往以家长会为理由邀约家长效果不理想，到访率很低。
所以，为了提高到访覆盖率，可以亲子活动形式邀请家长参与，一方面可以增加学校与家长的粘性，另一方面通过游戏活动的形式可以调动孩子和家长参与的积极性。需提前确定好活动场地、活动道具、活动礼品（实物为主，优惠券为辅）等。
 
2、学习汇报会
在整个亲子活动进行的过程中，游戏中可穿插学习汇报的内容，在活动中适时展示孩子们的学习成长变化、学生学习进展报告，最好提前做好铁杆粉丝的优秀范例分享，这点是尤为重要的，因为家长和学生的发言才是最有说服力的。
 
3、续班政策及优惠措施的公布
关键点来了！一切的活动目的都是为了续班。活动结束后，将家长和孩子引领到提前准备好的颁奖场地（最好是校区室内），将活动礼品分发给每个孩子，活动中表现特别出色的孩子除了奖励实物礼品外，还要发放优惠券。趁此契机，简要地介绍下学校的教育理念及课程优势，将续班政策进行首次公布，重点强调优惠措施，优惠力度和价格可以设置为阶梯型的，要明明白白的展示给家长看，而不是口头说说，给家长越早续班越优惠的心理认知。
 

四、续班高潮期

课程即将结束，期末学业总结及优秀学员颁奖
续班政策公布后，会陆陆续续的有家长咨询续班的内容，有提前续班的，也有未续班的。所以我们要在课程即将结束的时候，再给续班创造一个机会，最好在还剩余2—3次课的时候，进行这期课程的学业总结和结班仪式。
 

1、一期课程的学业总结     

在开班前准备工作中我们谈到了要给开班一种仪式感，同样课程结束时，我们也要给结班一种仪式感。例如：拍集体结班照、学业总结、学习成果展示。
这里重点谈一下学习成果展示：对于艺术类机构（音乐、舞蹈类）等可以以节目汇演的形式将学习成果进行展示；而对于文化类机构，不能直接在舞台上以表演的形式展示，可以用PPT演示稿将孩子们的学习成长变化、课程中认真听讲、集体协作的镜头，以及优秀学员的小视频展示出来。
 
2、优秀学员的发言和颁奖

在我们对学业进行总结和成果展示之后，我们还需要像公办学校举办毕业仪式一样，让优秀的学员上台做发言，可以在准备发言稿的时候引导孩子谈一下自己的变化、老师们的负责、和自己希望继续在这里进行学习等相关内容，在此环节中，也可以邀请家长（铁杆粉丝）上台谈一下自己的感想。
最后，对优秀的学员进行颁发荣誉证书和做一些物质奖励。
 

3、续班政策及优惠

前面两个环节将气氛带到高潮，这时候我们需要再次借着这个机会，向家长们传达我们的教学理念和课程优势，并公布续班的最新数据、当期的续班政策和优惠措施（显然此时的优惠力度要比之前小），促使有意向的家长们立即进行现场报名。当然，我们的课程顾问和老师要提前做好续班的家长情况分析和话术演练，以便应对家长的提出问题，做好充分的攻单准备。
 

4、会后的追单跟踪

一般来说，现场没有续班的家长，后期再续班的可能性就比较小，一定或多或少有些原因让他们决定不续班了。但对于这类的家长，我们也不能放弃，一定要做好记录，并根据之前的用户画像，分析其不续班的原因，后期再进行电话跟踪，进一步挖掘家长内心的想法，做好后续追单的工作。
 
整个续班的流程及细节工作要充分展现出我们机构教学服务的专业化、细节化、流程化，这样才能让我们的达到显著的续班效果。
 

海豚软件是上海铸才网络科技有限公司旗下品牌。海豚多年来扎根于互联网和移动电商，始终把用户体验和数据安全做为根本，专注为各类大小琴行和艺术培训机构提供日益完善的产品服务，海豚深入机构的日常办公生活，已经成为商家一种工作方式。海豚希望帮助商家提高工作效率，助力更多商家在互联网和移动电商时代拔得头筹！